Stap 3. Orderimport en -export instellen

Vereiste rechten

Een medewerker moet met de rol Shop Owner Admin aan de shop gekoppeld zijn om de acties in dit artikel uit te voeren.

Twee selectievakjes in Functional Settings > Order features bepalen wat er met orders gebeurt:

• Order synchronization importeert orders en annuleringsverzoeken uit Virtual Stock.
• Order integration stuurt informatie terug naar Virtual Stock: bevestigingen, backorderdatums en trackinggegevens.

Geen van beide werkt zolang de hoofdschakelaar Enabled uit staat. Zo kunt u eerst alles voorbereiden en daarna onderdeel voor onderdeel inschakelen.

Alle instellingen op deze pagina vindt u in Configuration > Shops > uw Virtual Stock-shop > Edit > Shop Synchronization > Edge Synchronization.

1. De instellingen voorbereiden

Zolang Enabled uit staat, wordt er niets geïmporteerd of verstuurd. U kunt dus veilig alles instellen.

1. Vink in Functional Settings de optie Order synchronization aan en laat Enabled uit.

   

2. Stel in het gedeelte Orders de waarde Closed order prescription (days) in. Openstaande orders worden altijd geïmporteerd; deze instelling geldt alleen voor gesloten orders:

   • Leeg - alle gesloten orders worden geïmporteerd.
   • 0 - er worden geen gesloten orders geïmporteerd.
   • X - alleen gesloten orders die in de afgelopen X dagen zijn geplaatst, worden geïmporteerd (aanbevolen bij het eerste instellen).
   

3. Controleer of Accept order at op OrderAllocated staat. Orders worden bevestigd zodra ze volledig zijn toegewezen.

4. Maak een orderregelparameter aan met precies de naam BackorderDate (type date). Backorder date configuration bevestigt wanneer deze is gevonden.

5. Controleer de retailerspecifieke waarden. Deze worden ingevuld door het profiel dat u in stap 2 hebt toegepast:

   Instelling	Special	Standard
   Backorder delivery date	(leeg - niet verstuurd)	Aantal dagen tussen verzending en levering, of 0
   Acknowledge sub-status	(leeg - niets verstuurd)	Order Acknowledged
   Backorder sub-status	Pending	Stock Due In

   De substatussen zijn vrije tekst die u met de retailer afspreekt. Wijzig ze dus als uw retailer andere bewoordingen gebruikt. Sommige retailers weigeren een backorder zonder leverdatum; laat op een Standard-account daarom Backorder delivery date ingevuld.

6. Klik in Carrier Mapping op Show carriers en koppel elke vervoerder in ShopCtrl aan de bijbehorende Edge Carrier code. Gebruik alleen de codes, niet de ID's of namen.

   

7. Track&Trace shipments staat standaard aan. Laat deze optie aan als de vervoerders zijn gekoppeld; vink deze anders voorlopig uit.

8. Bepaal of u Acknowledge cancellations wilt gebruiken; zie onderdeel 4.

9. Klik op Save of Save and Close.

2. Orders importeren

1. Vink Enabled aan. Laat Order integration uit.

   

2. Klik op Save of Save and Close.

3. Controleer de geïmporteerde orders in ShopCtrl. Op dit moment worden alleen imports uitgevoerd; er wordt nog niets naar Virtual Stock gestuurd.

3. Ordergegevens naar Virtualstock sturen

Als de geïmporteerde orders er goed uitzien:

1. Vink Order integration aan.

   

2. Klik op Save of Save and Close.

Vanaf nu ziet de retailer wat ShopCtrl verstuurt:

• Bevestiging - verstuurd zodra een order volledig is toegewezen.
• Backorderdatum - als een order niet volledig kan worden toegewezen, vult u BackorderDate in bij de regels die niet beschikbaar zijn, in de interface of via de API. ShopCtrl stuurt de laatste datum naar Virtual Stock. Zonder datum wacht ShopCtrl tot de order volledig is toegewezen.
• Tracking - verstuurd wanneer een zending op verzonden wordt gezet, als Track&Trace shipments aan staat.

Controleer de eerste orders in het portaal van Virtual Stock om te zien of ze aankomen zoals verwacht.

4. Annuleringen bevestigen (optioneel)

Annuleringsverzoeken worden altijd geïmporteerd. U bepaalt zelf hoe ze aan Virtual Stock worden bevestigd:

• Uit (standaard) - u bevestigt elke annulering handmatig in het portaal van Virtual Stock.
• Aan - ShopCtrl bevestigt annuleringen automatisch, zolang de order nog niet in behandeling is.

Om dit in te schakelen, vinkt u Acknowledge cancellations aan in het gedeelte Orders en slaat u op. Order integration moet ook aan staan.

Elke geannuleerde regel wordt één keer bevestigd, zodat ook regels die de retailer later annuleert worden meegenomen.

pas op

Orders waarvan de zendingen al worden afgehandeld, worden nooit automatisch bevestigd. Een bevestiging zou de retailer laten weten dat de order is geannuleerd terwijl de goederen al zijn verzonden, en dat kan niet worden teruggedraaid. ShopCtrl toont in dat geval een melding, zodat u de order handmatig kunt afhandelen.

tip

Om de hele integratie te pauzeren, bijvoorbeeld terwijl u een probleem onderzoekt, vinkt u Enabled uit en slaat u op. De andere selectievakjes behouden hun waarde, dus als u Enabled weer aanvinkt, is alles weer zoals het was.

Volgende stap: Stap 4. Voorraadexport van producten instellen