Rapportages
Er zijn een aantal standaardrapporten beschikbaar over verschillende onderwerpen. U kunt ShopCtrl ook vragen om rapporten op maat te maken. De meeste rapporten hebben een eigen autorisatie-item, zodat u de toegang tot deze rapporten alleen aan een bepaalde medewerkersrol kunt geven. U kunt het rapport downloaden als pdf-, Excel- of csv-bestand, of het rechtstreeks vanuit het rapportvenster e-mailen.
Met de dienst Mail Scheduler kunt u ook een geplande taak instellen die automatisch gegenereerde rapporten met een bepaald interval per e-mail verstuurt.
De namen van de rapporten en hun parameters staan in het Engels, zoals ze in ShopCtrl worden weergegeven.
Verkoop
Sales overview report
Het rapport Sales overview geeft een overzicht van de totale en maandelijkse verkoop per shop en per opgegeven jaar, in de basisvaluta van de shop owner. Het rapport toont de totale verkoop van het lopende jaar en de lopende maand tot nu toe. U ziet het totale aantal orders en de verkoop per maand, en de gemiddelde verkoop per dag in een maand. Het rapport bevat twee kolomgrafieken: een met het verloop van de totale verkoop per maand en jaar, en een met het totale aantal verkopen per maand en jaar.
Parameters van het rapport:
- Shops
- Years
- Order type
Invoice stats overview report
Het rapport geeft een overzicht van het totaal aan uitgebrachte facturen per maand en per jaar, en berekent het totaal gefactureerde bedrag van het lopende jaar en de lopende maand tot nu toe. De totalen geven ook een beeld van de bedragen van openstaande facturen.
Twee grafieken tonen het verloop van het totaal gefactureerde orderbedrag per maand en jaar, en het totale aantal facturen per maand en jaar.
Parameters van het rapport:
- Shops
- Years
Product overview report
Dit rapport toont de top 10 van meest verkochte producten en de top 10 van producten met de hoogste omzet per jaar.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Years
Sold products per day report
Een lijst met producten die binnen de opgegeven periode in de geselecteerde shop(s) zijn verkocht. Standaard is de periode 1 dag. Als u een langere periode kiest, kan het laden van de gegevens veel tijd kosten.
Affiliate orders report
Het rapport toont en berekent het totaal, in de basisvaluta, van de orders die verschillende affiliates u hebben opgeleverd.
Parameters van het rapport:
- Shops
- Affiliates
- Date Range
Transport costs
Het rapport groepeert verzonden orders per transportcategorie en telt de transportkosten per vervoerder op. Parameters van het rapport:
- Date Range
- Shop
Cancelled orders
Het rapport houdt alle geannuleerde orders van de opgegeven shop(s) en periode bij en toont het totaalbedrag in de basisvaluta. Het rapport geeft ook een overzicht van de oorzaken van gemiste verkopen. De tabel Ratios toont elke annuleringsreden met het bijbehorende percentage.
Om dit rapport te maken, legt u annuleringsredenen vast op de pagina Configuration-> Statuses > Order cancel reasons. Maak het opgeven van een reden bij het annuleren van orders verplicht voor medewerkers door op het tabblad Shop Details page > Order Management de optie Requires a reason on cancelation in te schakelen.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Period
Order credit overview
Het rapport Order credit overview toont een lijst met gecrediteerde orders voor de opgegeven shop(s) en periode. Als er bij het aanmaken van retouren of terugbetalingen creditredenen zijn gebruikt, worden ook die redenen getoond. Retour- en creditredenen configureren Parameters van het rapport:
- Shop
- Period
Rapportage over serviceniveaus
Service level
Prestatiegegevens over de service level agreement voor de geselecteerde shops, gegroepeerd per medewerker. Dit rapport bevat gegevens over het aantal telefoongesprekken, de afhandeltijd van e-mails en het aantal SLA-uren tot het eerste antwoord. De kolom met het totale serviceniveau in % toont het percentage vragen dat een medewerker binnen de SLA-uren heeft afgehandeld.
De reactietijd van de SLA wordt op shopniveau ingesteld. Zie Serviceniveau voor meer informatie.
Parameters van het rapport:
- Shop (selectie van shops in het deelvenster met verkoopkanalen)
- Date range
Ticket statistics
Het rapport bestaat uit 13 grafieken met ticketstatistieken.
| Grafiek | Omschrijving |
|---|---|
| Open tickets | Grafiek van het totaal aantal openstaande tickets in de opgegeven periode voor de geselecteerde shop(s) |
| Expired tickets | Grafiek van het totaal aantal verlopen tickets in de opgegeven periode voor de geselecteerde shop(s) |
| Closed tickets | Grafiek van het totaal aantal gesloten tickets in de opgegeven periode voor de geselecteerde shop(s) |
| Follow-up tickets | Totaal aantal tickets per dag dat als follow-up is gemarkeerd, in de opgegeven periode voor de geselecteerde shop(s) |
| Unassigned tickets | Totaal aantal niet-toegewezen tickets per dag voor de geselecteerde shop(s) |
| Avg ticket open minutes | Gemiddelde tijd in minuten dat tickets openstonden, per categorie |
| Avg ticket open minutes by group | Gemiddelde tijd in minuten dat tickets openstonden, per medewerkersgroep |
| Avg first response time | Gemiddelde tijd in minuten tot het eerste antwoord, per categorie |
| VoIP calls | Aantal VoIP-gesprekken per dag in een periode |
| Avg call duration | Gemiddelde gespreksduur per dag in een periode |
| Mails | Totaal aantal uitgewisselde e-mails per dag in een periode |
| Chat conversations | Totaal aantal chatgesprekken per dag in een periode |
| Chat messages | Totaal aantal chatberichten per dag in een periode |
| Contact moments | Verdeling van contactmomenten over de tijd |
Actual support statistics
Actual support statistics geeft een momentopname van de dag met de actuele voortgang van de support. Het rapport verzamelt gegevens over tickets en over chat- en VoIP-verzoeken die door medewerkers en klanten zijn gestart. De grafiek toont de toename van het aantal openstaande tickets op de huidige dag.
NPS overview report
Het rapport NPS overview toont hoe klanten uw support in een gekozen periode hebben beoordeeld. Het rapport omvat alle tickets die in de geselecteerde periode zijn gesloten. Verzoeken om feedback worden automatisch verstuurd nadat een ticket is gesloten; zie Net Promoter Score (NPS)-feedback voor uw shops configureren voor meer informatie.
Parameters van het rapport:
- Shops
- Date range or period (standaard de huidige maand)
Samenvatting
Het rapport begint met vijf cijfers. Neem als voorbeeld één shop in september 2026:
| Cijfer | Voorbeeld | Betekenis |
|---|---|---|
| NPS score | 16,67 | De Net Promoter Score voor de periode |
| Response rate | 60,00% | Aandeel van de verstuurde feedbackverzoeken dat een beoordeling opleverde |
| Responses | 6 | Ontvangen beoordelingen |
| Closed tickets | 10 | Alle tickets die in de periode zijn gesloten |
| Requests sent | 10 | Feedbackverzoeken die voor die tickets zijn verstuurd |
Van onder naar boven gelezen: er zijn 10 tickets gesloten, voor alle 10 is een feedbackverzoek verstuurd, en 6 klanten hebben hun support beoordeeld: een respons van 6 / 10 = 60%.
De score zelf krijgt een kleur volgens de legenda ernaast: rood onder 0 (aandacht nodig), oranje van 0 tot 30 (verbetert), groen boven 30 (uitstekend).
Hoe de score wordt berekend
Elke beoordeling valt in een van drie groepen, en de score is het percentage promotors min het percentage criticasters. Passives tellen mee in het totale aantal reacties, maar niet in de berekening zelf. Dat is bewust: de NPS meet de verhouding tussen enthousiastelingen en critici.
In het voorbeeld waren de 6 reacties:
| Groep | Beoordelingen | Reacties | Aandeel |
|---|---|---|---|
| Promotors | 9-10 | 2 | 33% |
| Passives | 7-8 | 3 | 50% |
| Criticasters | 1-6 | 1 | 17% |
NPS = 33% promotors - 17% criticasters = 16,67
De score loopt van -100 (alle respondenten zijn criticasters) tot +100 (alle respondenten zijn promotors). Een score van 0 betekent dat promotors en criticasters elkaar precies opheffen.
Grafieken en uitsplitsing
Rating distribution toont deze drie groepen in een cirkeldiagram, zodat u ziet waaruit de score bestaat. Een score van 0 met evenveel promotors als criticasters is een heel andere situatie dan een score van 0 die volledig uit passives bestaat.
NPS trend over time toont de score per maand. Omdat per maand wordt gegroepeerd, toont een periode korter dan een maand één waarde.
NPS by sales channel toont de score, het aantal gesloten tickets en het aantal reacties voor elke geselecteerde shop, zodat u kanalen in één overzicht kunt vergelijken.
Verzoeken om feedback worden een instelbaar aantal dagen nadat een ticket is gesloten verstuurd, en klanten hebben tijd nodig om te reageren. De cijfers voor de huidige periode blijven daarom nog een tijd na het einde van de periode stijgen. Vergelijk afgesloten perioden voor een eerlijk beeld.
Communication per Order
Een lijst met orders van een bepaalde shop binnen de geselecteerde periode, waarbij het aantal communicatiemomenten hoger is dan het opgegeven minimum. Hoe vaak welk aantal communicatiemomenten per order voorkomt, ziet u in de grafiek Order communication distribution.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Date range
- Min. Amount - minimaal totaal aantal communicatiemomenten per order
Event category report
Het rapport groepeert communicatiemomenten, zoals e-mails en VoIP-gesprekken, per e-mailcategorie over alle geselecteerde shops.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Date range
Event overview report
Het rapport groepeert communicatiemomenten, zoals e-mails en VoIP-gesprekken, per shop en per categorie over een gekozen periode.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Date range
Events distribution report
Het rapport Events distribution bevat een vlakdiagram met de verdeling van communicatiemomenten per shop over een jaar. De drukste maanden zijn groen gemarkeerd.
Event forecast report
Het rapport Event Forecast bevat een lijndiagram met het totale aantal communicatiemomenten over een jaar, gegroepeerd per shop en maand.
Events per order report
Het rapport bevat een samenvatting van alle communicatiemomenten, zoals VoIP-gesprekken en e-mails, en berekent het gemiddelde aantal communicatiemomenten per order.
Events per sync source
Het rapport Events per synchronization source geeft een overzicht van de communicatiemomenten die via synchronisatiekanalen zijn binnengekomen.
Shop event time
Het rapport Shop event time berekent voor een of meer shops de gemiddelde duur van VoIP-gesprekken en de tijd die aan het opstellen van e-mails is besteed, in een opgegeven periode. Parameters van het rapport:
- Shop
- Date range
Prestaties en activiteiten van medewerkers
Activity journal report
Het rapport vat samen hoeveel uur medewerkers in een bepaalde periode aan verschillende activiteiten hebben besteed. Activiteiten worden vastgelegd en bijgehouden op het tabblad General > Activities. U kunt een datumbereik of periode, het detailniveau en een categorie opgeven waarvoor u een gedetailleerd rapport wilt.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Date range or period
- Level of detail
- Category
Employee performance report
Het rapport Employee performance geeft het totale aantal afgehandelde telefoongesprekken en e-mails, gegroepeerd per medewerker en shop(s).
Parameters van het rapport:
- Shop
- Date Range
- Detail (standaard 3)
Employee productivity report
Het rapport Employee productivity geeft het meest gedetailleerde overzicht van de communicatie per e-mail per medewerker. Het rapport is gegroepeerd per medewerker en toont de verstuurde e-mails en de bijbehorende gesloten tickets.
Voor de lijst met uitgewisselde e-mails zijn er een aantal subrapporten. Om een subrapport te openen, klikt u in het rapport op het bijbehorende aantal e-mails:
- Forwarded Mail
- Handled Mail
- New Mail
- Reply Mail
- Tickets Closed Detail
- Total Mail Sent
Subrapport: nieuwe e-mails die de medewerker heeft verstuurd.
Employee overview report
Dit rapport geeft een samenvatting van de communicatiemomenten die medewerkers hebben afgehandeld, met gedetailleerde gegevens over de duur van telefoongesprekken en de afhandeltijd van e-mails. Het rapport toont ook het aantal gesloten tickets per medewerker. De gegevens zijn gegroepeerd per medewerkersgroep. Als een medewerker in meerdere groepen zit, tellen zijn of haar gegevens mee in het totaal van elke groep.
Parameters van het rapport:
- Employee group
- Date Range
Employee event time
Het rapport Employee event time geeft statistieken over het totale aantal communicatiemomenten (VoIP-gesprekken en e-mails) dat medewerkers in de geselecteerde periode hebben afgehandeld. Het rapport berekent ook de gemiddelde tijd die aan het afhandelen van e-mails en het beantwoorden van gesprekken is besteed.
Parameters van het rapport:
- Employee group
- Date Range
Rapporten over communicatiestatistieken
Telefoon - VoIP
Phone calls specification
Gedetailleerd rapport van ontvangen en beantwoorde gesprekken, met uitgebreide gespreksgegevens zoals de gespreksduur en de gebelde nummers. Parameters van het rapport:
- Shop
- Date Range Or Period
Phone statistics
Dagelijks rapport met wachtrijstatistieken. Geeft het percentage onbeantwoorde gesprekken, met twee grafieken die het aandeel gemiste gesprekken tonen. Standaard is de periode de huidige maand.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Date Range Or Period
Phone wait times
Het rapport vergelijkt de wachttijd van beantwoorde telefoongesprekken met een vooraf ingestelde normale reactietijd.
Parameters van het rapport:
- Shop
- Normal response time, opgegeven in seconden
- Date Range
Rapporten over het gebruik van wikiartikelen
Wiki item usage
Het rapport geeft statistieken over de 5 meest en 5 minst gebruikte wikiartikelen. Standaard is de huidige maand geselecteerd.
Parameters van het rapport:
- Time period
Rapporten over voorraad, inkoop en communicatie met leveranciers
Gemiddelde levertijd per leverancier - Average delivery time per supplier
Het rapport Gemiddelde levertijd per leverancier geeft statistieken over de laatste 4 leveringen van de leverancier.
Purchase order detail report
Met het rapport Purchase order detail krijgt u eenvoudig een overzicht van een bepaalde inkooporder, met alle details over de ontvangen hoeveelheden en de producten die nog moeten binnenkomen.
Parameters van het rapport:
- Purchase order ID
Let op: het rapport zoekt niet op de code van de inkooporder, maar op het ID. Dit ID kunt u via de API ophalen, of in de interface uit de kolom ID van de tabel met inkooporders.
Supplier mail statistics
Geeft de gemiddelde reactietijd op e-mails van leveranciers. In een apart subrapport staan ook de details van ontvangen e-mails en toegewezen tickets. Parameters van het rapport:
- Date range
- Shop
Product stock expiration report
Het rapport Product stock expiration maakt deel uit van Advanced Warehouse. Producten worden gegroepeerd op basis van de tijd die resteert tot ze verlopen.
Configuratierapporten
Authorization report
Het rapport geeft een overzicht van de bestaande rollen en rechten. De lijst bevat alle gedetailleerde rechten die aan de rol zijn toegekend. Zie Rollen en rechten van medewerkers voor meer informatie.
Geavanceerde rapportagemogelijkheden vindt u in onze aparte Resources voor rapportontwikkelaars.