Offertes configureren
Een medewerker moet met de rol Shop Owner Admin aan de shop gekoppeld zijn om de acties in dit artikel uit te voeren.
Om offertes te gebruiken, stelt u een documentsjabloon voor de shop in, maakt u e-mailsjablonen aan in de gewenste talen en legt u de offertestatussen vast die het beheer van offertes overzichtelijk maken.
E-mailsjablonen
Om offertes te gebruiken, maakt u e-mailsjablonen aan in elke taal waarin u uw klanten wilt benaderen.
Maak e-mailsjablonen van het type Offer aan en sla ze op via Configuration > Templates > Mail templates. Met merge fields kunt u per taal één universeel sjabloon maken dat in verschillende shops kan worden gebruikt. Deze e-mailsjablonen worden geladen in de lijst met beschikbare sjablonen wanneer u een offerte naar een klant e-mailt. Meer informatie vindt u bij E-mailsjablonen.
Documentsjablonen
ShopCtrl levert een standaarddocumentsjabloon voor offertes. U kunt dit naar wens aanpassen en vertaalde kopieën maken in de taal die in uw shop wordt gebruikt. Meer informatie vindt u bij Documentsjablonen.
Een documentsjabloon voor offertes instellen:
- Klik in het deelvenster met verkoopkanalen op het pictogram van de shop en selecteer Settings in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer in het menu Document templates.
- Selecteer het gewenste offertesjabloon in de vervolgkeuzelijst.
- Klik op Save and Close om de wijzigingen voor de shop toe te passen.
Offertestatussen instellen
Hieronder staan de standaardstatussen voor offertes. U kunt het pictogram en de naam van een status altijd wijzigen. U vindt de statussen op de pagina Configuration > Statuses > Offer statuses. Dubbelklik op een standaardstatus om de naam of de details ervan te wijzigen.
Hoofdstatus
 | Main Status | Base Status | Betekenis |
|---|---|---|---|
 | Active | Active | Actieve offertes |
 | Concept | Pause | De offerte wordt nog verwerkt |
 | Finished | Finished | De offerte is geaccepteerd |
 | Cancelled | Cancel | De offerte is geannuleerd |
| Rejected | Cancel | De offerte is afgewezen |
U kunt een onbeperkt aantal statussen van het type Rejected toevoegen om de redenen voor afwijzing van offertes bij te houden.
Aangepaste status
Aangepaste statussen hebben geen invloed op de hoofdstatus van de offerte. Gebruik deze statussen om uw werkproces voor offertes overzichtelijker en eenvoudiger te maken.
 | Custom Status | Base Status | Betekenis |
|---|---|---|---|
| Active | Active | Vrij te gebruiken |
| On hold | Pause | Vrij te gebruiken |
| Finished | Finished | Vrij te gebruiken |
Herkomst van leads (Sales source lead)
Om bij een offerte een Sales source lead te kunnen opgeven, maakt u eerst een lijst met bronnen waaruit u kunt kiezen. Klik op Add en vul de naam van de bron in om een nieuwe bron aan te maken. Klik op Save om deze aan de lijst toe te voegen.
Aanvullende configuratie
Als shop owner kunt u het kopiëren van offertes beperken tot offertes van het lopende jaar. Ga hiervoor naar de pagina Shop owner details en schakel op het tabblad Offers de instelling 'Allow copy offers of the current year only' in. Zo voorkomt u dat medewerkers oude offertes kopiëren met mogelijk verouderde contact- en financiële gegevens.
